Personvern.

 

Vi er opptatt av å ivareta ditt personvern. Dine personopplysninger skal være trygge hos oss, og du har rett til innsyn i de data vi lagrer om deg og dine barn.

 
 

  • På vår skole behandler vi personopplysninger til følgende formål:

    • Registrering i skoleadministrativt system

    • Skole-hjem-samarbeid via brev, e-post og SMS, samt transport

    • Opplæring og oppfølging av elevene

    • Tilrettelegging for tilpasset opplæring

    • Gjennomføring av elevundersøkelser og nasjonale prøver

    • Skolen arbeider for at personlige opplysninger knyttet til elever skal behandles trygt, og de opplysningene skolen får, bruker og deler vi bare iht. lover og regler.

    • Alle ansatte vet at opplysningene bare skal brukes til det som er nødvendig for å drive skole.

    • Hvis noen andre spør om å få opplysninger, svarer vi at vi bare kan dele disse når den det gjelder har gitt tillatelse.

    • Vi ber om samtykke fra elever og deres foresatte før vi publiserer bilder eller video.

    • Når eleven går over i videregående skole kan det være behov for å overføre sensitiv informasjon. Dette kan være i forbindelse med søknad på særskilt grunnlag, behov for spesiell tilrettelegging eller lignende. Foresatte deltar i denne prosessen, og gir skriftlig samtykke til det som overføres.

Hvilke personopplysninger behandles
og hvordan oppbevares de?

Foresatte og/eller skolen legger inn personopplysninger i skolens administrative system når elev søkes inn på skolen. Gjennom den daglige driften lagres og behandles følgende opplysninger:

  • Personalia på foresatte og elever, samt fravær og merknader registreres i det digitale administrasjonssystemet www.vigilo.no. Foresatte får tilgang til å logge inn med id-porten hvor de kan se disse opplysningene om sitt barn, i tillegg til timeplan. Sensitiv informasjon som personopplysninger/vurderinger kan kommuniseres via Vigilo der lærere og foreldre har gradert tilgang til informasjon, og som er bank-id-/passordbeskyttet.

  • Telefonnummer og e-post til foreldre og ansatte legges til i Phonero. Denne tjenesten brukes som telefonkatalog for administrasjonen, og muliggjør sikker kommunikasjon mellom den enkelte foresatte og skolen.

  • SharePoint fungerer som plattform for samhandling, planlegging og underveisvurderinger, for skolens ansatte. Dokumenter knyttet til undervisning, vedtak om og organisering av spesialundervisning, vurdering og oppfølging, logg over nettverk, aktivitetsplaner og oppfølging av det psykososiale miljøet, samt bilder og video, lagres på skolens SharePoint. Brukerne av systemet har gradert tilgang etter hvilke funksjoner de har. Denne plattformen er passordbeskyttet.

  • Skolen bruker Microsoft 365 Outlook til å kommunisere mellom skole og hjem på generell basis, noe som ikke inkluderer sensitive opplysninger (med mindre dette er avklart i forkant; som f.eks. bilder/omtale av aktiviteter der elever og/eller foreldre deltar).

  • Skolens elever, fra 6. – 10.klasse, får tilgang til Microsoft 365 med egen bruker. Her legger lærerne inn lekseplaner, oppgaver, undervisningsmateriell og annen informasjon av betydning for undervisningen. I denne portalen finnes også et eget verktøy for kommunikasjon mellom lærer og den enkelte elev. Tilbakemeldinger på elevarbeid, prøver og annet, kan formidles her.

  • Bilder og videoer etter innhenting av samtykke for de det gjelder.

  • Vedtak om skoleskyss og bestilling av Reisekort for elever.

  • Personopplysninger skolen får som står på et papir, holder vi nedlåst i arkiv. Slike opplysninger deles kun med den eller de som trenger å vite om opplysningene for å kunne gi forsvarlig undervisning.

Så lenge tar vi vare på personlige opplysninger:

Hvor lenge det er lov til å lagre opplysninger om elever i skolen, er avhengig av formålet og om de er arkivpliktige. Arkivpliktige opplysninger blir lagret på ubestemt tid i skolens digitale, skybaserte arkiv. Personopplysninger som ikke er arkivpliktige skal slettes når formålet med opplysningene er oppfylt.

  • Navn på elever, og avsluttende vitnemål etter 10. klasse blir tatt vare på for bestandig.
    Det samme gjelder opplysninger om hvilke fag en elev har fått undervisning i.

  • Det som lærerne har notert om orden/adferd til en elev gjennom året, blir slettet når vurderingen er gitt og fristen for å klage er gått ut. Andre notater tas vare på så lenge eleven går på skolen og disse er nødvendig for å ivareta elevenes opplæring.

  • Vedtak om skyss tar skolen vare på bare det året vedtaket gjelder. Andre dokumenter om en elev, f.eks. enkeltvedtak om spesialundervisning, individuelle opplæringsplaner mm, tas vare på så lenge disse er av betydning for den enkelte elev. Deretter blir de makulert.

  • Når en elev slutter ved skolen, tar vi vare på navn og adresse slik at vi kan ta kontakt hvis myndighetene ber oss om å gjøre det. Ellers vil vi bare bruke denne adressen når eleven/foresatte har gitt oss tillatelse til å sende brev. Eleven/foresatte kan trekke denne tillatelsen tilbake.

 

Hvilke rettigheter har du?

  • Du har rett til å be om å få se hva som er lagret om ditt barn og deg som foresatt.

  • Om du etter innsyn har sett opplysninger som er objektivt uriktig, kan du be om å få det rettet.

  • Alle elevmapper lagres etter at eleven har sluttet. Du har ikke rett til å få slettet opplysninger som kan være viktige for senere behandling ved for eksempel klage på skolegang. Du kan ha rett til å få slettet opplysninger som ikke er hensiktsmessig å arkivere, som for eksempel opplysninger fra barnetrinnet som ikke lenger er relevante for ungdomstrinnet.

  • Du kan be om å få utlevert opplysninger du selv aktivt har gitt oss om deg som foresatt eller om ditt barn. Dette gjelder dersom du ønsker disse opplysningene sendt videre til for eksempel ny skole.

  • I helt spesielle tilfeller kan det hende du ønsker å protestere mot bruk av personopplysninger. Dette gjelder hvis vi bruker opplysninger som ikke er nødvendige, eller at vi ikke har ditt samtykke. Retten gjelder ikke dersom vi har tungtveiende grunner som går foran din protest.

 

  • (jf. lov om behandling av personopplysninger av 15.06.2018 nr. 38, jf. EUs forordning om personvern artikkel 4):

    • Personopplysning: Enhver opplysning om en identifiserbar person.

    • Behandling: Enhver operasjon eller rekke av operasjoner som gjøres med personopplysninger.

    • Behandlingsansvarlig er den/de som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke midler som skal benyttes.

    • Databehandler er den/de som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige.

    Skolestyret har hovedansvar for behandling av personopplysninger ved Steinerskolen i Asker. Daglig leder har fått tildelt ansvaret for den daglige håndtering og behandling av personopplysning for skolens elever.

  • For at vi skal kunne registrere og behandle opplysninger om våre elever, må vi ha et rettslig grunnlag:

    • LOV-1998-07-17-61: Opplæringsloven

    • LOV-2018-06-15-38: Personopplysningsloven

    • LOV- 1992-12-04-126: Arkivloven

    • LOV-1967-02-10: Forvaltningsloven

    • LOV-2006-05-19-16: Offentlighetsloven

    Der vi ikke har grunnlag, innhenter vi ditt samtykke.

  • Dersom du mener at skolens behandling av personopplysninger er i strid med relevante personvernbestemmelser har du rett til å sende inn en klage til skolen direkte, Datatilsynet eller annen relevant tilsynsmyndighet.

Kontaktinformasjon:

Dersom du ønsker innsyn i behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss per post eller e-post:

Steinerskolen i Asker
Nesvangen 10, 1394 Asker
Epost: post@askersteinerskole.no

Behandlingsansvarlig: Daglig leder Johannes Sandström johannes.sandstrom@askersteinerskole.no

Databehandler: Skolesekretær Miriam Marriaga/administrasjonen post@askersteinerskole.no

 

Tips for sikkerhet ved informasjon fra foresatte til skolen:

E-post er en lettvint kommunikasjons-kanal for foresatte, men vær forsiktig med sensitiv informasjon (knyttet til for eksempel diagnoser, vedtak, religion og legning) til skolen i e-post, da vi ikke kan garantere for sikkerheten.

Sender du likevel slik informasjon, vil den legges i elevmappen og din e-post slettes.